Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a kontakt

Správcem osobních údajů souvisejících s účtem a provozem služby je ID apps s.r.o., IČO 19896867, se sídlem Hrdinů 122/11, Liberec XII-Staré Pavlovice, 460 01 Liberec, zapsaná u Krajského soudu v Ústí nad Labem pod sp. zn. C 51277.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktuj na rethy@dreamind.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to podle povahy a rozsahu zpracování právní předpisy neukládají.

2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

U registračních, smluvních, bezpečnostních a komunikačních údajů určujeme účel a prostředky zpracování, a jsme proto správcem.

Pokud podnikatel nebo organizace vloží do Úkolníčku osobní údaje svých zaměstnanců, zákazníků, kontaktů či jiných osob pro vlastní účely, je zpravidla správcem tento zákazník a ID apps s.r.o. je jeho zpracovatelem. Tuto situaci upravuje naše zpracovatelská smlouva.

3. Jaké údaje zpracováváme

• Účet: jméno, e-mailová adresa, ověření adresy, zabezpečené přihlašovací údaje a identifikátory relací.
• Obsah služby: úkoly, projekty, firmy, kontakty, komentáře, přílohy, termíny, štítky a další údaje vložené uživatelem.
• Sdílení a komunikace: příjemci, sdílecí odkazy, stav doručení a nezbytné technické údaje o e-mailu.
• Souhlasy: čas a verze přijatých podmínek, volba marketingové komunikace a případné odvolání souhlasu.
• Technické a bezpečnostní údaje: IP adresa, čas požadavku, typ prohlížeče, chybové a bezpečnostní logy.
• Veřejná webová analytika: navštívený veřejný krok, očištěný referrer, standardní UTM parametry, přibližná země, typ zařízení, prohlížeč, operační systém a ručně vybrané funnel události.
• Komunikace s podporou: obsah zprávy a údaje potřebné k vyřízení požadavku.

Úkolníček není určen k systematickému ukládání zvláštních kategorií osobních údajů, jako jsou zdravotní údaje, biometrické údaje nebo informace o politických názorech. Nevkládej je, pokud to není nezbytné a nemáš pro to odpovídající právní základ a zabezpečení.

4. Účely a právní základy

Poskytnutí údajů potřebných k účtu je smluvním požadavkem; bez nich nelze účet vytvořit a službu provozovat. Marketingový souhlas povinný není a jeho odmítnutí nemá vliv na používání služby.

5. Příjemci a dodavatelé

Údaje zpřístupňujeme jen v nezbytném rozsahu zejména těmto dodavatelům:

Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, nebo odborným poradcům při ochraně právních nároků. Osobní údaje neprodáváme.

Infrastrukturu volíme primárně v Evropském hospodářském prostoru. E-mail odeslaný uživatelem může být doručen na server zvolený příjemcem i mimo EHP. Pokud by dodavatel jinak předával údaje mimo EHP, použijeme odpovídající záruku podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

6. Analytika Umami a plánovaný PostHog

Pro návštěvnost landing page, přihlášení a registrace používáme self-hosted Umami provozované na vlastní evropské infrastruktuře. Neměříme soukromou aplikaci, demo, sdílené odkazy ani právní stránky. Umami nepropojujeme s účtem, neposíláme mu jméno, e-mail, obsah formulářů, firem, projektů ani úkolů a nepoužíváme Distinct ID.

Z URL zachováme pouze cestu a standardní UTM parametry; referrer zbavujeme query parametrů a fragmentu. IP adresa může být při přijetí požadavku dočasně použita pro odvození přibližné země, ale Umami ji neukládá. Měření respektuje Do Not Track, nepoužívá cookies ani jiné úložiště v zařízení a analytické události uchováváme nejdéle 12 měsíců. Podrobnosti jsou v zásadách používání cookies.

PostHog v současnosti nepoužíváme. Pokud jej v budoucnu zapneme s analytickými cookies nebo obdobnými identifikátory, spustíme jej až po předchozím souhlasu, umožníme stejně snadné odmítnutí i odvolání a dokumenty předem aktualizujeme. Nahrávání relací ani heatmapy nejsou součástí současného měření Umami.

7. Doba uchování

• Účet a jeho obsah uchováváme po dobu používání služby. Po ověřené žádosti o smazání je odstraníme z aktivních systémů bez zbytečného odkladu a ze záloh nejpozději do 30 dnů.
• Provozní, chybové a bezpečnostní logy uchováváme zpravidla 30 dnů; při bezpečnostním incidentu po dobu nezbytnou k jeho vyřešení a ochraně právních nároků.
• Obsahové části technických záznamů o doručení e-mailů po 30 dnech anonymizujeme; minimální provozní záznam o času, druhu, stavu a ID doručení odstraníme po 365 dnech, není-li déle potřebný k řešení konkrétního problému.
• Události cookieless analytiky Umami uchováváme nejdéle 12 měsíců.
• Marketingový souhlas a kontaktní údaje používáme do jeho odvolání, smazání účtu nebo ukončení marketingové komunikace. Nezbytný záznam o odvolání můžeme uchovat pro doložení splnění právní povinnosti.
• Záznamy nezbytné pro právní nároky uchováváme po dobu příslušné promlčecí lhůty; zákonem vyžadované dokumenty po zákonnou dobu.

8. Odkud údaje získáváme

Údaje získáváme přímo od uživatele, z používání služby a od osob, které uživateli zpřístupní obsah nebo jej přizvou ke spolupráci. Případné údaje o doručení získáváme od poskytovatele e-mailové infrastruktury. Veřejné zdroje systematicky neobohacujeme.

9. Práva subjektu údajů

Za podmínek GDPR můžeš požadovat:

• přístup ke svým osobním údajům a jejich kopii,
• opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• výmaz nebo omezení zpracování,
• přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy či souhlasu,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• kdykoliv odvolat souhlas, aniž je dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Žádost pošli na kontaktní e-mail. Než ji vyřídíme, můžeme přiměřeně ověřit totožnost žadatele. Odpovíme zpravidla do jednoho měsíce. Samoobslužný export dat ve formátu CSV a úplné smazání účtu budou doplněny přímo do aplikace; do té doby je vyřizujeme e-mailem.

Máš také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web uoou.gov.cz.

10. Automatizované rozhodování a děti

Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo pro uživatele právní nebo obdobně významné účinky. Služba a registrace jsou určeny pouze osobám ve věku alespoň 18 let.

11. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména šifrovaný přenos, řízení přístupů, oddělení provozních rolí, zálohování, aktualizace a bezpečnostní logování. Žádný systém však nelze považovat za absolutně bezpečný; incidenty vyhodnocujeme a plníme oznamovací povinnosti podle právních předpisů.

12. Změny zásad

Zásady můžeme měnit při změně služby, dodavatelů nebo právních požadavků. Aktuální verzi vždy zveřejníme zde. O podstatné změně, která ovlivní práva uživatele, budeme předem informovat v aplikaci nebo e-mailem; pokud bude potřeba nový souhlas, vyžádáme si jej zvlášť.